Ze względu na swoją powszechność i powtarzalność nasi Klienci często rozpoczynają wdrożenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami od automatyzacji procesów finansowych. Najczęściej wdrażane są wówczas procesy związane z obiegiem faktur, zamówień lub rozliczaniem delegacji. Poniżej przedstawiamy krótkie opisy funkcjonalności realizowanych przez takie systemy.
PROCESY FINANSOWE
Obieg faktur
Sprawna obsługa i rozliczanie faktur zakupu jest jednym z najistotniejszych elementów zarządzania zobowiązaniami każdego przedsiębiorstwa. Dostarczane przez nas rozwiązania pozwalają na sprawne rejestrowanie, weryfikację, zatwierdzanie i rozliczanie faktur związanych z zakupem towarów i usług. Mimo, że dane umieszczane na fakturach podlegają standaryzacji wynikającej z odpowiednich ustaw – sposób zarządzania dokumentami tego typu różni się w wielu przedsiębiorstwach. Nasze rozwiązania oparte o systemy Workflow / BPM pozwalają na dostosowanie tego procesu do konkretnych oczekiwań Klientów.
W zrealizowanych wdrożeniach systemów obiegu faktur najczęściej wdrażane były następujące etapy:
Rejestracja dokumentu
Rejestracja dokumentu wraz z wprowadzeniem podstawowych danych z faktury (data wystawienia, numer faktury, NIP, kwota należności ogółem) oraz wskazaniem jednostki organizacyjnej lub typu towaru bądź usługi. Czynność tą wykonują zazwyczaj pracownicy sekretariatu lub – w przypadku dużych organizacji – pracownicy kancelarii pocztowej. Takie podejście pozwala automatycznie zarejestrować datę otrzymania dokumentu a jego wstępny opis nie wymaga specjalistycznej wiedzy księgowej. Zarejestrowanie i zeskanowanie dokumentu papierowego ułatwia uruchomienie odpowiedniego procesu merytorycznego i pozwala na pracę z elektroniczną jego wersją. Dane wprowadzone na etapie rejestracji pozwalają na przydzielenie kolejnego zadania odpowiedniej grupie lub wskazanemu pracownikowi merytorycznemu.,
Rozpoznanie treści faktury
Umożliwia odczytanie kluczowych danych i automatyczne przypisanie ich do odpowiednich pól – eliminując lub ograniczając konieczność przepisywania tych informacji w systemie księgowym. Ze względu na fakt, że nie wszystkie dane mogą być odczytane ze 100% dokładnością (błędy odczytu, zabrudzenia lub uszkodzenia papieru itp.), oprogramowanie OCR umożliwia wyświetlenie i skorygowanie fragmentów obrazu i danych budzących wątpliwości. Automatyczny odczyt (OCR) danych z faktury jest niezależny od procesu zarządzania tymi dokumentami i zazwyczaj realizowany przez oddzielnie licencjonowane oprogramowanie. Decyzja o wyborze zakresu rozpoznawania faktury (czy tylko dane nagłówkowe; czy także poszczególne wiersze faktury) oraz oczekiwanej skuteczności i opłacalności tego mechanizmu zależy głównie od ilości i jakości otrzymywanych dokumentów.
Opisanie faktury
Polega na przypisaniu go do odpowiednich kategorii grupujących. W zależności od wewnętrznych regulacji oraz późniejszych potrzeb raportowych – dokument na etapie opisywania może być powiązany z miejscami powstawania kosztów (MPK), projektami, zamówieniami, umowami itp. Ponadto – na tym etapie – wprowadzany jest dodatkowy opis; szczególnie w przypadkach, w których treść pozycji na fakturze niewystarczająco opisuje charakter transakcji. Na etapie dekretacji wychwytywane są często pomyłki związane z niewłaściwym przyporządkowaniem faktury do jednostki organizacyjnej lub błędnie dostarczone dokumenty. W takim przypadku istnieje możliwość skorygowania opisu lub automatycznego wysłanie wezwania do skorygowania dokumentu przez dostawcę.
Integracje z systemami księgowymi
To często etap procesu, na którym przekazujemy informację o pojawieniu się nowego zobowiązania. Na etapie dekretacji zobowiązanie może być powiązane z odpowiednimi kontami księgowymi i – np. w wyniku wstępnej synchronizacji – informować kadrę zarządzającą o przewidywanych kosztach. Oprócz integracji z systemem księgowym, realizujemy także integrację z systemami zarządzania zamówieniami lub umowami. Dzięki temu już na etapie opisywania dokumentu możliwe jest np. wychwycenie sytuacji, w której wystawca faktury domaga się podwójnej zapłaty lub zapłaty częściowej, której kwota przekracza łączny limit wynagrodzenia przewidzianego w zamówieniu bądź umowie.
Raportowanie i wyszukiwanie
To kolejna zaleta oferowanych rozwiązań. Nasze systemy pozwalają śledzić wszystkie etapy procesu i raportować aktywność poszczególnych osób. W każdej chwili możliwe jest filtrowanie dokumentów i wyszukiwanie według różnych kryteriów („wszystkie faktury od kontrahenta X, wystawione w II kwartale bieżącego roku”, „wszystkie faktury na etapie dekretacji” itp.). Raporty mogą być przygotowane bezpośrednio w systemie, a – w przypadku gdy Klient korzysta z własnych narzędzi raportowych – udostępniamy przejrzystą informację o strukturze bazy danych, z której mogą być udostępnione do systemu Klienta.
Dostarczane przez nas rozwiązania weryfikowane były przez Klientów, którzy przestrzegać muszą wymogów (Compliance) w zakresie bezpieczeństwa i kontroli wewnętrznej (np. Sarbanes-Oxley Act). Ma to szczególne znaczenie dla Klientów przetwarzających dane osobowe w kontekście unijnego rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Systemy BPM mogą zdecydowanie przyspieszyć i ułatwić pracę Administratorów Bezpieczeństwa Informacji (ABI), podobnie jak oferowane przez nas systemy do zarządzania treścią informacji i archiwizacji dokumentów oraz danych. Dzięki możliwości elastycznego dostosowania zarówno procesu jaki i interfejsu użytkownika – nasze systemy są w stanie sprostać oczekiwaniom stawianym przez najbardziej wymagających Klientów.
Zarządzanie zamówieniami
Sprawnie zarządzana polityka zaciągania zobowiązań koncentruje się na zarządzaniu zamówieniami, gdyż planowanie wydatków i płynność przedsiębiorstwa silnie zależy od decyzji zakupowych. W przeciwieństwie do faktur, to właśnie zamówienia kreują zdarzenia gospodarcze mające najistotniejsze znaczenie dla zapewnienia ciągłości pracy i stabilności finansowej każdego przedsiębiorstwa.
Dostarczane przez nas Systemy zarządzania zamówieniami – zwłaszcza w obszarze usług – koncentrują się na następujących etapach:
Określenie zapotrzebowania
Na tym etapie uprawnieni pracownicy mogą określić zapotrzebowanie związane np. z zakupem wyposażenia, materiałów eksploatacyjnych czy usług związanych z realizacją bieżących zadań. Nasze rozwiązania pozwalają na budowanie i utrzymywanie ewidencji towarów lub usług powiązanych z preferowanymi dostawcami. Na tej podstawie możliwe jest dynamiczne tworzenie katalogu produktów dostępnych dla poszczególnych pracowników i uzależnione ich od roli w organizacji. Przykładowo pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze mogą wnioskować o inne przedmioty niż ich podwładni, a pracownicy odpowiedzialni za utrzymanie biura nie mają uprawnień do składania zamówień na surowce do produkcji.
Grupowanie zamówień
W dużych organizacjach możliwe jest okresowe analizowanie złożonych zapotrzebowani na artykuły z podobnej grupy. Dzięki temu ułatwione jest przygotowanie zapytania ofertowego dla preferowanych dostawców, korzystanie z oferowanych przez nich promocji bądź też okresowe składanie automatycznych zamówień do firm objętych umową ramową. Standaryzacja i grupowanie towarów lub usług znacząco wspomaga pracę działów zakupu i negocjacje z dostawcami.
Zatwierdzanie zamówień
Na podstawie predefiniowanych szablonów zamówień możliwe jest automatyczne przygotowanie dokumentu zamówienia oraz przesłanie go do akceptacji przez uprawnione osoby. Zatwierdzenie zamówienia może być uzależnione od łącznej kwoty oraz innych kryteriów narzuconych przez wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa. W każdym przypadku możliwe jest zastosowanie uproszczonych procedur zatwierdzania zamówienia, jeśli dotyczy ono np. standardowych produktów, których cena uzgodniona została w wyniku negocjacji z preferowanym dostawcą
Wysyłanie i potwierdzanie zamówień
Zaakceptowane dokumenty mogą być automatycznie przesyłane do dostawców za pomocą poczty elektronicznej lub tradycyjnej. W przypadku gdy wymagane Jeśli we firmie funkcjonuje system obiegu faktur – możliwa jest integracja pozwalająca na uproszczoną akceptację tych dokumentów; o ile powołują się one na numer zamienienia i są z nim zgodne.
Rozliczanie delegacji
Jednym z najbardziej żmudnych procesów finansowych jest kompletowanie dokumentów i rozliczanie kosztów podróży służbowych pracowników. Wdrażane przez nas procesy dostosowane są do wymagań poszczególnych firm, ale – co do zasady – obejmują następujące etapy i funkcjonalności:
Wskazanie dat i środków transportu
System umożliwia wskazanie daty rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz wskazanie wykorzystanego środka transportu (kolej, samochód służbowy, samolot, taksówka itp.). W sytuacjach, w których wykorzystywany był samochód prywatny możliwa jest weryfikacja umów upoważniających pracownika do korzystania z własnego pojazdu do celów służbowych; a także wyliczanie kilometrówki w oparciu o pokonaną odległość oraz pojemność skokową auta. W przypadku delegacji możliwe jest wskazywanie dodatkowych punktów kontrolnych (związanych np. z przekroczeniem granicy) wymaganych do prawidłowego wyliczenia diety,
Wyliczenie diet
Wdrożone rozwiązania pozwalają automatycznie wyliczyć dietę pracownika zarówno w kraju, jak i za granicą. W przypadku, gdy w trakcie wyjazdu służbowego pracownikowi przysługiwały posiłki (np. w trakcie udziału w szkoleniu lub konferencji), możliwe jest automatyczne potrącanie części diety – zgodnie z obowiązującymi przepisami. Podobnie do kosztów delegacji mogą być dodawane inne składniki, jak np. ryczałt za nocleg nieobjęty fakturą za hotel,
Grupowanie i rozliczanie kosztów
Wszystkie poniesione koszty związane z rozliczeniem delegacji mogą być indywidualnie grupowane i opisywane. W szczególności możliwe jest wskazanie formy płatności (gotówka, karta płatnicza, przelew), która umożliwi przygotowanie ostatecznego rozliczenia delegacji uwzględniającego także pobrane wcześniej zaliczki. W ten sposób – w zależności od ustalonej z pracownikiem formy rozliczeń – możliwe jest automatyczne przygotowanie przelewu lub operacji kasowej pozwalającej na zamknięcie rozliczenia.