Nasze systemy ułatwiają zarządzanie procesem zawierania umowy, począwszy od momentu przygotowania wstępnej wersji aż do momentu zawarcia uzgodnionej przez strony wersji. W trakcie tego procesu ułatwiamy zbieranie uwag, zatwierdzanie kolejnych wersji, przygotowanie wersji finalnej, aktualizację i archiwizację umów.
OBSŁUGA PRAWNA
Tworzenie i zawieranie umów
W zależności od wymagań naszych Klientów proces tworzenia i zawierania umowy obejmuje najczęściej następujące etapy:
Inicjowanie i opiniowanie
Proces zawierania umowy inicjowany jest często propozycją otrzymaną od klienta. W przypadku, gdy nie jest to standardowa umowa konieczne jest zabranie uwag od osób bezpośrednio zainteresowanych jej zawarciem oraz osób z działu prawnego lub obsługującej przedsiębiorstwo kancelarii prawnej. System BPM umożliwia równoległe zbieranie uwag i komentarzy do poszczególnych fragmentów umowy; a także wskazywanie zapisów ryzykownych lub niedopuszczalnych z punktu widzenia firmy. Na podstawie wprowadzonych komentarzy i zmian możliwe jest stopniowe uzgodnienie wersji spełniającej oczekiwania obu stron, przy jednoczesnym utrwaleniu (archiwizacji) uwag i zastrzeżeń powstałych w trakcie tych uzgodnień.
Zatwierdzanie wersji
W trakcie uzgadniania finalnej wersji umowy możliwe jest ręczne lub automatyczne wskazywanie osób wymaganych do zatwierdzenia tej wersji. Reguły zatwierdzania mogą uwzględniać wiele czynników, takich jak: umiejscowienie w strukturze organizacyjnej (np. konieczność uzyskania akceptacji kierownika obszaru lub jednostki organizacyjnej będącej głównym beneficjentem umowy), lub wartość samej umowy (np. konieczność akceptacji członka zarządu dla umów na kwotę powyżej 250.000 złotych). W przypadkach, w których propozycja umowy powstała w trakcie bezpośrednich negocjacji i wymaga finalnej akceptacji – nasze systemy przewidują możliwość cofnięcia się do wersji zaakceptowanych wcześniej i ponowną próbę wypracowania wersji końcowej.
Zawieranie umów standardowych
Firmy, które wypracowały standardowe zapisy umów mogą je wykorzystać do zawierania umów w trybie uproszczonym. Zatwierdzony wcześniej szablon umowy – zawierający wszystkie wymagane zapisy – może być wykorzystany bezpośrednio do zawarcia umowy, w której automatycznie uzupełniane są przez system jedynie elementy zmienne. Jeżeli elementy te (np. terminy lub kwoty) spełniają wymogi związane z polityką zaciągania zobowiązań – umowa może być zawarta bez konieczności uzyskiwania dodatkowych akceptacji. W przypadkach szczególnych możliwe jest oczywiście rozpoczęcie prac nad umową niestandardową opartą o wcześniej zaakceptowane zapisy. W obu przypadkach wykorzystanie standardowych zapisów do zawierania lub modyfikowania umów znacząco skraca czas ich zawierania oraz obniża koszty przygotowania.
Archiwizacja umów
Po przygotowaniu treści, wydrukowaniu i zebraniu wszystkich wymaganych podpisów nasze systemy mogą zarządzać repozytorium dokumentów i ułatwić wyszukanie właściwej umowy. Elektroniczny obraz dokumentu może być udostępniony dowolnej osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia a kryteria wyszukiwania mogą być ustalane dowolnie (np. wszystkie umowy dotyczące usług IT na kwotę powyżej 25.000 złotych, dla których termin zakończenia upływa w najbliższym miesiącu). Na podstawie powyższych kryteriów mogą być także generowane bieżące raporty ułatwiające zarządzanie zobowiązaniami. Oczywiście oprócz archiwizacji obrazów dokumentów możliwa jest także kontrola fizycznej lokalizacji umów (archiwizacja papierowa), ułatwiająca dotarcie do nich np. w sytuacji spornej.
Modyfikacje i aneksy
Często zawarte wcześniej umowy muszą być modyfikowane i dostosowywane do zmieniającej się rzeczywistości. Nasze rozwiązania pozwalają na zarządzanie tymi zmianami, ułatwiają przygotowanie aneksów do umów i zapewniają dostęp do najbardziej aktualnej wersji umowy. Najczęstsze etapy związane z aktualizacją istniejących umów to:
Monitorowanie terminów
Dla umów zawartych na czas określony lub umów w których wskazane zostały terminy do wykonania określonych czynności, wskazane jest zapewnienie nadzoru związanego z przedłużeniem kontraktu bądź wywiązania się z określonych w nim obowiązków. Nasze systemy pozwalają na powiązanie wszystkich zdarzeń związanych z zawarciem i realizacją umowy, dając tym samym możliwość powiadomienia odpowiednich osób o zagrożeniach związanych z przekroczeniem terminów. System umożliwia automatyczne tworzenie nowych zadań związanych np. z przedłużeniem umowy, lub powiadamiania użytkownika o zbliżających się terminach. W przypadku braku reakcji możliwe jest wprowadzenie mechanizmów eskalacji zmniejszających ryzyko wygaśnięcia umowy lub niedotrzymania terminu.
Zawieranie aneksów
W przypadku konieczności przedłużenia lub zmiany treści umowy, nasze rozwiązania pozwalają zarządzać procesem przygotowania bądź tworzenia odpowiednich aneksów. Dla standardowych i powtarzalnych umów możliwe jest wprowadzenie mechanizmów automatycznego tworzenia aneksów w oparciu o predefiniowane szablony. W przypadku nietypowych umów system może nadzorować proces przygotowania i zatwierdzania treści aneksu w sposób podobny jak przy tworzeniu nowej umowy. Wszystkie zatwierdzone i podpisane dokumenty automatycznie wiązane są z umową główną, co zapewnia dostęp do najbardziej aktualnej wersji dokumentu.
Raporty i metryki umowy
Nasze systemy na bieżąco gromadzą i rejestrują najważniejsze zmiany związane z zawarciem lub modyfikacją umowy. W przypadku, gdy przygotowanie lub modyfikacja dokumentu wymaga pracy grupowej i zebrania komentarzy bądź uwag do opracowywanej wersji – nasze rozwiązania automatycznie zgromadzi te dane i powiąże z właściwą fazą tworzenia umowy. Dzięki temu – zamiast śledzenia maili lub notatek w formie papierowej – możliwe jest wygenerowanie raportu z procesu zatwierdzania umowy lub aneksu. Raport taki zawierać może listę osób zaangażowanych w pracę nad umową, daty i godziny zatwierdzania poszczególnych wersji, a także informacje o osobach finalnie podpisujących dokument. Raport taki często jest jedynym – oprócz umowy – dokumentem podpisywanym przez uczestników procesu i przez naszych Klientów nazywany jest często „metryką umowy”.
Udzielanie pełnomocnictw
W organizacjach, w których wiele czynności prawnych (np. zawieranie umów) realizowanych jest przez pracowników – kluczowym zagadnieniem jest właściwy nadzór nad ważnością pełnomocnictwa i odpowiednim zakresem umocowania. Oferowane przez nas rozwiązania pozwalają na:
Wybór rodzaju i zakresu pełnomocnictwa
W zależności od charakteru czynności, do jakiej mocodawca zamierza umocować pełnomocnika system może zarządzać i wspierać dowolne typy pełnomocnictwa. Mogą to być pełnomocnictwa ogólne (do wykonywania czynności zwykłego zarządu), pełnomocnictwa rodzajowe (do wykonywania określonej kategorii czynności prawnych – np. zawierania umów), lub pełnomocnictwa szczególne (do wykonania określonej czynności prawnej – np. sprzedaży określonego przedmiotu). Na podstawie wybranego typu pełnomocnictwa możliwe jest automatyczne zasugerowanie lub ograniczenie jego zakresu zgodnie ze zdefiniowanymi regułami. Reguły mogą być uzależnione od stanowiska pracownika i indywidualnie dostosowywane przez jego przełożonych. W przypadku gdy pełnomocnictwo (substytucyjne) udzielane jest na podstawie innego pełnomocnictwa – system może automatycznie zadbać o to by jego zakres nie wykraczał poza zakres pełnomocnictwa pierwotnego.
Druk pełnomocnictwa i weryfikacja
Na podstawie predefiniowanych szablonów system może automatycznie przygotować druk pełnomocnictwa i wypełnić go odpowiednimi danymi pełnomocnika. Oprócz tych danych druk pełnomocnictwa może być automatycznie oznakowany danymi identyfikacyjnymi (kod kreskowy jedno- lub dwuwymiarowy), z których część może zostać zaszyfrowana w celu uniknięcia nadużyć. Dzięki unikalnym identyfikatorom możliwe jest np. automatyczne zweryfikowanie ważności pełnomocnictwa. Może być ono dokonane poprzez odczyt kodu dwuwymiarowego (np. QR Code) i przejście do zakodowanej strony www (weryfikującej) bezpośrednio z aplikacji np. w telefonie komórkowym.
Wznawianie i zmiana pełnomocnictwa
W przypadku gdy zbliża się termin wygaśnięcia pełnomocnictwa lub konieczności zmiany jego treści – system może informować o utracie ważności lub zmianie zakresu umocowania. Podobnie – np. w przypadku rozwiązania stosunku pracy – pełnomocnictwo może automatycznie wygasnąć a pełnomocnik zostanie poproszony o zwrot odpowiedniego druku (jeśli pełnomocnictwo udzielone było w formie papierowej). Gdy czynność ta nie zakończy się sukcesem, system może automatycznie przygotować pismo zawiadamiające o wygaśnięci pełnomocnictwa, dołączyć to pismo do kolejki dokumentów wychodzących i powiązać je z ewidencją pism poleconych.