Sprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami zarządzanie sprawami pracowniczymi stanowi nie lada wyzwanie dla wielu firm. Nasze rozwiązania zapewniają wsparcie związanych z tym procesów i automatyzują wiele żmudnych i powtarzalnych czynności:
KADRY I BHP
Zawieranie i rozwiązywanie umów
Sprawy związane z zawieraniem umów z pracownikami nie obejmują wyłącznie kwestii zawarcia umowy o pracę, ale także skompletowania zestawu dokumentów zgodnych z wymogami prawa. Nasze systemy realizują między innymi następujące funkcjonalności:
Kompletowanie dokumentów
W zależności od specyfiki stanowiska pracy i regulacji wewnętrznych oraz zewnętrznych, nasze rozwiązania automatycznie tworzą wykaz wymaganych dokumentów potrzebnych do zawarcia umowy. Jeszcze przed jej podpisaniem kandydat do pracy może być informowany – np. za pośrednictwem poczty elektronicznej – o konieczności zebrania i dostarczenia zestawu potrzebnych dokumentów. Oprócz wykazu dokumentów w mailu może być wskazany link do formularza internetowego, który zbierze wymagane dane i wygeneruje automatycznie część dokumentów w postaci gotowej do podpisu (np. kwestionariusz osobowy, zlecenie przekazywania środków na rachunek bankowy itp.). Oprócz oszczędności czasu pracowników działu kadr , rozwiązanie takie ogranicza ryzyko pomyłki w danych osobowych pracownika.
Przydzielanie uprawnień do systemów
Często pracownicy rozpoczynający pracę muszą zostać zarejestrowani w systemach informatycznych i – w zależności od stanowiska – muszą być im nadane odpowiednie uprawnienia w tych systemach. Procesy biznesowe tworzone dla naszych klientów umożliwiają przydzielenia takich zadań do przełożonych i odpowiednich służb IT jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę. Dzięki możliwości monitorowania zadań i notyfikowania pracowników można mieć pewność, że nowy pracownik już od pierwszych dni w pracy będzie miał dostęp do właściwych narzędzi pracy.
Przydzielenie i inwentaryzacja wyposażenia
Poza przydzieleniem uprawnień do systemów informatycznych nowym pracownikom przydzielane jest zazwyczaj odpowiednie wyposażenie. Oprócz elementów związanych z miejscem pracy (meble, szafki), wiąże się to często z zapewnieniem do niego dostępu (klucze, karty zbliżeniowe), czy przydzieleniem odpowiedniego wyposażenia (narzędzia, telefon, komputer, licencje). Nasze systemy umożliwiają powiązanie danych ewidencyjnych pracownika z przydzielonym mu wyposażeniem i ewentualnymi zmianami zaistniałymi w trakcie zatrudnienia.
Rozwiązanie umowy o pracę
Podobnie jak w przypadku zawierania umowy i przydzielania wyposażenia – nasze rozwiązania umożliwiają zarządzanie procesem rozwiązania umowy o pracę. Oprócz możliwości automatycznego wygenerowania pism związanych z ustaniem stosunku pracy (wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy itp.), system zarządzać może procesem odbierania uprawnień w systemach informatycznych oraz kontrolować procedury związane z odbiorem wyposażenia. Dla zwalnianego lub zwalniającego się pracownika możliwe jest wygenerowanie karty obiegowej, na której potwierdzone zostają czynności związane z rozwiązaniem umowy.
Prowadzenie akt osobowych
Dostarczane przez nas systemy do zarządzania procesami biznesowymi mogą wspomagać prowadzenie wszelkich spraw pracowniczych; w szczególności prowadzenie akt osobowych.
Ewidencja dokumentów
Przepisy prawa nakładają szereg wymagań związanych z prowadzeniem akt osobowych pracownika. Mimo ograniczeń związanych z koniecznością przechowywania oryginałów wielu dokumentów papierowych, ich zaewidencjonowanie i zeskanowanie ułatwia weryfikację kompletności i znacząco przyspiesza dostęp do informacji. Mając do dyspozycji opisy i obrazy dokumentów papierowych system automatycznie grupuje te obiekty i przypisuje do odpowiednich części (A, B i C). Również automatycznie może być tworzony wykaz dokumentów (spis treści) zawartych w każdej z nich. Na podstawie dat zawartych w dokumentach system ułatwia też odpowiednią numerację dokumentów papierowych oraz – w przypadku dużych przedsiębiorstw – odnajdywanie odpowiednich teczek.
Aktualizacja akt osobowych
Najobszerniejsza część akt osobowych – Część B – zawiera dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia. Dzięki wykorzystaniu systemów BPM możliwe jest automatyczne dołączanie takich dokumentów do teczki prowadzonej elektronicznie. W przypadku dokumentów tworzonych wewnątrz organizacji (aneksy, porozumienia, kary, nagrody, zaświadczenia o wynagrodzeniu) mogą być one identyfikowane kodem kreskowym i automatycznie dodawane do ewidencji elektronicznej. W przypadku dokumentów zewnętrznych (świadectwa ukończenia kursów, zwolnienia lekarskie) możliwe jest osiągnięcie tego samego efektu poprzez rejestrację i oznakowanie dokumentów przychodzących. W przypadku oryginałów dokumentów wpinanych obowiązkowo do akt osobowych, system może uruchomić odpowiednie zadanie uzupełnienia teczki dla pracownika kadr lub archiwisty.
Obsługa zastępstw i nieobecności
Odpowiednio zaprojektowany system BPM powinien obejmować także typowe sytuacje związane z zarządzaniem nieobecnościami pracowników. W projektowanych przez nas systemach obsługujemy najczęściej następujące zdarzenia:
Wnioski urlopowe
System umożliwia integrację z istniejącymi systemami HR lub samodzielnie prowadzi ewidencje związane z nieobecnością pracowników. Zarządzanie wnioskami urlopowymi pozwala na automatyczną weryfikację liczby dni urlopu przysługujących pracownikowi. Na tej podstawie – już w momencie składania wniosku urlopowego – weryfikowana jest jego poprawność. Prawidłowo złożony wniosek przekazywany jest do zatwierdzenia przez właściwe osoby (zazwyczaj do przełożonego lub przełożonych). System może zadbać także o zgodność wniosku z utworzonym wcześniej planem urlopów; bądź poinformować zatwierdzającego o ewentualnych ryzykach związanych np. z jednoczesną nieobecnością kilku pracowników realizujących podobne obowiązki.
Wyjazdy służbowe
Oprócz planowania nieobecności związanych z urlopami, nasze rozwiązania wspomagają także nieobecności związane z pełnieniem obowiązków zawodowych. Niezależnie czy jest to uczestnictwo w szkoleniu, wyjazd do klienta czy też spotkanie w innym oddziale firmy – pracownik może wnioskować o zgodę na podróż służbową i prosić o realizację związanych z tym czynności (np. wniosek o zaliczkę, prośba o rezerwację biletu na podróż, rezerwacja hotelu). Jeśli wyjazd wiąże się ze zwrotem kosztów – po powrocie mogą być one łatwo rozliczone w procesie obsługi delegacji (tutaj link).
Zastępstwa
W przypadku planowanej lub nieoczekiwanej nieobecności pracowników zachodzi często potrzeba organizacji zastępstw i przydzielenia zadań innym pracownikom. Nasze systemy wspierają różne procedury postępowania i dostosowują się do oczekiwań Klientów. Znając terminy realizacji zadań, ich priorytety a także planowany czas nieobecności pracownika; system -po akceptacji przełożonego -może np. przydzielić najpilniejsze sprawy innym osobom, pozostawiając mniej pilne zadania na liście nieobecnej osoby. Jednocześnie – po zarejestrowaniu faktu nieobecności – system może automatycznie wstrzymać przydzielanie nowych zadań tej osobie. Zwłaszcza w przypadku nieplanowanych sytuacji związanych np. z chorobą lub innymi zdarzeniami losowymi – odpowiednio zaplanowana polityka zastępstw znacznie ogranicza ryzyko strat związanych z niedotrzymaniem terminów.
Badania i szkolenia BHP
Systemy BPM pozwalają na łatwe zarządzanie i monitorowanie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Najczęściej nasze rozwiązania realizują następujące funkcjonalności:
Szkolenia okresowe BHP
Nasze systemy pozwalają na prowadzenie ewidencji szkoleń okresowych pracowników i umożliwiają automatyczne generowanie skierowań na te szkolenia. W przypadku zintegrowanego procesu zatrudniania pracownika system nadzoruje terminy przeprowadzenia szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy) jeszcze przed zawarciem umowy o pracę. W trakcie trwania stosunku pracy nasze rozwiązania mogą także monitorować terminy i kierować pracowników na wymagane prawem szkolenia okresowe. System sprawdza wówczas okresy, które minęły od poprzedniego szkolenia i dostosowuje ich częstotliwość do zajmowanego stanowiska pracy. Fakt odbycia szkolenia oraz ocena z kończącego go egzaminu odnotowywane są w sposób umożliwiający aktualizację akt osobowych pracownika (Część B).
Badania kontrolne
Oprócz ewidencji szkoleń okresowych nasze systemy umożliwiają prowadzenie ewidencji badań profilaktycznych i umożliwiają automatyczne kierowanie na te badania pracowników, dla których upływa orzeczony przez lekarza termin zdolności do pracy. Informacje i dokumenty związane z badaniami profilaktycznymi (wstępne badania lekarskie, badania okresowe, badania kontrolne) odnotowywane są w systemie, który jednocześnie przypisuje odpowiednim osobom zadania związane z uzupełnieniem akt osobowych pracownika. Dzięki naszym rozwiązaniom Klienci uzyskują pewność, że wszystkie wymagane badania odbywają się zgodnie z zakresem i częstotliwością zgodną z odpowiednim rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej.
Wypadki przy pracy
W przypadku zaistnienia wypadku przy pracy – nasze systemy pozwalają na nadzorowanie odpowiedniej procedury postepowania i automatyczne generowanie wymaganych dokumentów. Mogą to być protokoły z powołania zespołu wypadkowego, oświadczenia poszkodowanego, oświadczenia świadków, protokół powypadkowy (ZUS), statystyczna karta wypadku (GUS) , zgłoszenia wypadku kwalifikowanego (PIP), karty wypadku, zgłoszenia incydentów potencjalnie niebezpiecznych (Near Miss), itp. Po zebraniu wszystkich wymaganych podpisów dokumenty takie mogą być zeskanowane i automatycznie powiązane z dokumentacją pracownika. Oprócz wygody i szybkości przygotowywania dokumentacji zapewnia to zgodność z obowiązującymi standardami, ułatwia komunikację z regulatorami oraz gwarantuje kompletność posiadanej ewidencji.
Pozostałe procesy BHP
Oprócz nadzoru nad szkoleniami i badaniami okresowymi pracowników – nasze rozwiązania ułatwiają prowadzenie i dokumentowanie wszelkich innych procesów związanych bezpieczeństwem pracy i ochrony przeciwpożarowej. Mogą to być procesy związane z kartami charakterystyki produktów, oceną ryzyka zawodowego czy kompleksowego audytu systemu bezpieczeństwa i higieny pracy.