USŁUGOWE SKANOWANIE

Dla klientów, którzy nie chcą inwestować we własne systemy skanowania i zajmować się ich utrzymaniem – proponujemy usługi digitalizacji dokumentów archiwalnych oraz bieżących.

Usługi skanowania i przetwarzania dokumentów (DSA MediaSerwis) obejmują:

Skanowanie dokumentów archiwalnych

Klienci, którzy wdrażają rozwiązania do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów (workflow) bądź procesów biznesowych (BPM) stają często przed problemem dostępu do starszych dokumentów (zgromadzonych przed wdrożeniem systemu elektronicznego). Z pomocą przychodzą tu usługi skanowania dokumentów świadczone w ramach outsourcingu. Dzięki zleceniu takiej usługi na zewnątrz możliwa jest nie tylko szybsza digitalizacja starych zasobów, ale także lepsze wykorzystanie posiadanego sprzętu (skanerów). Klienci, którzy wdrażają systemy skanowania dostosowują zazwyczaj ich wydajność do ilości dokumentów bieżących (wpływających codziennie do firmy). Tymczasem operacja skanowania dokumentów archiwalnych przeprowadzana jest zwykle jednorazowo, co wiąże się z ryzykiem nadmiernej eksploatacji dostępnych skanerów i problemami organizacyjnymi związanymi z oddelegowaniem pracowników do realizacji takiego jednokrotnego działania.

Skanowanie dokumentów bieżących

Konieczność budowania własnych kompetencji w zakresie skanowania dokumentów; konieczność zakupu, konserwacji i utrzymania sprzętu (skanery, stacje skanujące, drukarki kodów kreskowych itp.) oraz potrzeba utrzymywanie stałego zespołu osób rejestrujących i skanujących dokumenty to powody, dla których warto rozważyć powierzenie obsługi dokumentów firmie zewnętrznej. Rejestracja i skanowanie dokumentów przez firmę outsourcingową daje szereg korzyści, z których najważniejszymi są poprawa jakości (wyspecjalizowane urządzenia, przeszkoleni i doświadczeni pracownicy), oraz często znaczne obniżenie kosztów jednostkowych (wydajność i lepsze wykorzystanie skanerów, obniżone koszty obsługi serwisowej urządzeń, doświadczenie obsługi). Przetwarzanie dokumentów bieżących – oprócz typowej korespondencji przychodzącej – może obejmować także generowanie i obsługę korespondencji wychodzącej.

Usługowe przetwarzanie dokumentów

Jakkolwiek najważniejszym składnikiem usługi skanowania dokumentów jest dostarczenie obrazu dokumentu papierowego – możemy świadczyć szereg usług towarzyszących jak: przygotowanie do skanowania (usuwanie zszywek, spinaczy, wyjmowanie dokumentów z koszulek itp.), sortowanie dokumentów, rozpoznawanie treści obrazów, eksport lub udostępnienie obrazów w systemie archiwizacji bądź w systemie zarządzania dokumentami. Dzięki wyspecjalizowanym narzędziom informatycznym i wieloletniemu doświadczeniu potrafimy dostosować się do wszystkich typowych wymagań naszych Klientów. Zapraszamy do zapoznania się z opisem pakietu usług MediaSerwis i etapami outsourcingowego skanowania:

Przygotowanie dokumentów

Wykorzystujemy skanery przemysłowe wyposażone w automatyczne podajniki (ADF). Urządzenia te pozwalają uzyskać bardzo dużą wydajność pod warunkiem odpowiedniego przygotowania paczki dokumentów. Takie przygotowanie polega na wyciągnięciu dokumentów z koszulek, segregatorów etc.; usunięciu takich elementów jak zszywki czy spinacze; odpowiednim ułożeniu dokumentów na podajniku. Dodatkowo poszczególne kartki mogą być oddzielone od siebie separatorami pozwalającymi na zapis kilku stron do jednego dokumentu.

Skanowanie i rozpoznawanie treści

W zależności od charakterystyki dokumentów dobieramy odpowiednie urządzenia i przekształcamy dokumenty do postaci elektronicznej. W przypadku jednorodnego wsadu i braku utrudnień związanych na przykład z niemożnością usunięcia oprawy – stosujemy wysoko-wydajne skanery przemysłowe wyposażone w odpowiednie podajniki (ADF). Dokumenty mogą być wówczas skanowane w trybie jednostronnym (simplex), lub dwustronnym (duplex). Drugi z tych trybów oznacza skanowanie obu stron dokumentu podczas jednego przejścia papieru.

Indeksowanie obrazów

Skanowane dokumenty muszą zostać w odpowiedni sposób zidentyfikowane i opisane w sposób ułatwiający ich późniejsze odszukanie. Indeksowanie dokumentów możemy przeprowadzić w sposób automatyczny lub ręczny. W pierwszym wypadku – korzystając z zewnętrznej bazy danych – możemy rozpoznać fragment dokumentu, odszukać skojarzony z nim rekord bazy danych i wstawić odpowiednie wartości do pól indeksowych. W przypadku indeksowania ręcznego, operator – na podstawie obrazu skanowanego dokumentu – wprowadza odpowiednie opisy za pośrednictwem klawiatury. Najczęstszym sposobem indeksowania dokumentu jest połączenie metody automatycznej i ręcznej.

Zapis i eksport

Obrazy dokumentów przesyłamy do Klientów z wykorzystaniem odpowiednio zabezpieczonych łączy lub dostarczamy na dowolnym, wybranym przez klienta nośniku. Przygotowane dane można łatwo wprowadzić do dowolnego, stosowanego systemu obsługi archiwum cyfrowego.

Oszczędność

Elektroniczne archiwum bez konieczności zakupu skanerów przemysłowych czy kosztownego oprogramowania

Wysoka jakość

Gwarancja jakości związana z naszym doświadczeniem i najlepszej jakości sprzętem

Szybkie przetwarzanie

Szybkie tempo przetwarzania dokumentów + możliwość skanowania dokumentów nietypowych

Jasne i precyzyjne rozliczenia

Wycena zależna od liczby dokumentów i niezależna od kosztów związanych z potencjalnymi utrudnieniami

Dane techniczne

Format skanowania: od DIN A7 do A0+

Dysponujemy skanerami przemysłowymi z podajnikami do dokumentów formatu do A3 włącznie. Dodatkowo posiadamy urządzenie z możliwością skanowania dokumentów A0+ (np. dokumentacja techniczna, projekty, mapy itp.)

Tryb skanowania: Simplex/Duplex (jedna/obie strony)

W przypadku niejednorodnego zapisu stosujemy tryb skanowania dwustronnego z automatyczną eliminacją pustych stron dokumentu.

Sposób podawania: podajnik automatyczny (ADF) lub ręcznie

Dokumenty, które nie mogą być skanowane za pośrednictwem podajnika, skanujemy ręcznie (Flatbed) – podobnie jak w przypadku wykonywania kopii, lub przy skanowaniu na zwykłych skanerach osobistych.

Rozdzielczość skanowania: od 50 do 600 dpi (punktów na cal)

Standardem rozdzielczości stosowanej w systemach zarządzania jest wartość 200 dpi (punktów na cal). Dla dokumentów, dla których przeprowadza się automatyczny odczyt (OCR, ICR) zalecaną wartością jest 300 dpi. Na życzenie skanujemy dokumenty z inną rozdzielczością.

Liczba kolorów: standard: 1 (czarno-białe); opcja: (kolor)

Standardowe skanowanie czarno-białe. Opcjonalnie skanujemy dokumenty w odcieniach szarości lub w kolorze (wszystkie formaty do A0+)

Format zapisu: standard - TIF / PDF

Standardowy sposób zapisu to TIF lub PDF. Opcjonalnie zapisujemy dokumenty w innych formatach (np. JPG.)

Obróbka obrazu: dowolna

Prostowanie, obracanie, usuwanie czarnych krawędzi, czyszczenie obrazu, usuwanie linii poziomych lub pionowych, filtrowanie kolorów, dzielenie obrazu na kilka stref (wiele dokumentów na jednej stronie), łączenie stref z wielu kart („sklejenie” informacji z kilku różnych stref do jednego obrazu) itp.

Wydajność: ponad 300.000 kart dziennie

Wydajność teoretyczna przy skanowaniu w trybie czarno-białym i przy rozdzielczości 200 dpi. Wydajność może być zwiększona zależnie od Państwa potrzeb. Przykładowe i udokumentowane przetwarzania rzeczywiste: 15.000 kart / godzinę (SM Osiedle Młodych); 2.200.000 dokumentów w ciągu 4 miesięcy (Huta Katowice; włącznie z indeksowaniem).

Wycena

Aby przybliżyć poziom cenowy i rzetelnie podejść do problemu - potrzebne są przynajmniej następujące informacje:

Jaka jest liczba dokumentów do zeskanowania? Czy ma to być partia jednorazowa, czy też regularnie transporty dokumentów skanowane usługowo? Przez liczbę dokumentów rozumiemy zarówno liczbę dokumentów, jak i kart składających się na te dokumenty (np 100.000 dokumentów, średnio 7 kart na dokument, ogółem około 700.000 kart)
Jaki jest sposób indeksowania? Do dokumentów przypisywany jest zazwyczaj zestaw atrybutów, które ułatwiają późniejsze odszukanie właściwego egzemplarza (np. data, numer, nazwa kontrahenta, kwota itp). Prosimy o podanie jakie atrybuty chcielibyście przypisywać do dokumentów i jaka jest ich przeciętna długość (liczba znaków). Jeżeli część z takich atrybutów może być pobierana z zewnętrznej bazy danych - bardzo proszę o wskazanie takiej możliwości (np. pole 'kontrahent' ma przeciętną długość 12 znaków, ale atrybut ten może być pobierany ze słownika lub bazy danych)
W jaki sposób przechowywane są dokumenty? Chodzi o określenie, czy dokumenty przechowywane są np. w koszulkach lub boksach archiwizacyjnych. Pondto prosimy o podanie potencjalnych utrudnień, z którymi należy się liczyć przy przygotowywaniu dokumentów do skanowania (np. dokumenty wielostronicowe przechowywane są w segregatorach a poszczególne karty są ze sobą zszyte). Ponadto potrzebna byłaby informacja, czy po skanowaniu dokumenty mają być składowane w ten sam sposób, czy też mogą trafić np. do pudeł archiwizacyjnych w odpowiedniej kolejności, ale bez potrzeby ponownego zszywania
Informacje o nośniku - czy dokumenty mają standardową gramaturę i rozmiary? Jeśli nie - potrzebna jest informacja na temat rozmiarów dokumentów i inne informacje wskazujące np. na konieczność nietypowego skanowania (np. wstęgi papieru z drukarki igłowej, papier termiczny, akty notarialne bez możliwości rozszycia itp)
Sposób skanowania - określenie, czy dokumenty zapisane są jedno- czy dwustronnie (ew. jaki jest udział kart zapisanych dwustronnie). Jaka jest wymagana rozdzielczość skanowania (zależna od wielkości znaków, kontrastu z podłożem itp.)? Czy dokumenty mają być skanowane w kolorze?
Czy posiadacie już Państwo system do archiwizacji i udostępniania dokumentów. Jeśli tak - w jakim formacie mają być zapisane obrazy i dane indeksowe po przetwarzaniu? Jeśli nie - prosimy o informację na temat przewidywanej liczby użytkowników, którzy powinni mieć dostęp do Systemu