Oprócz tradycyjnej korespondencji papierowej – wspieramy zarządzanie coraz powszechniejszym kanałem elektronicznym. Dotyczy to zarówno korespondencji przychodzącej jak i wychodzącej obejmując:
POCZTA ELEKTRONICZNA
Automatyczne wysyłanie maili
Korzystając z predefiniowanych szablonów dokumentów możemy automatycznie przygotowywać i wysyłać pisma do klientów, w których automatycznie uzupełniane są zmienne w dokumencie. Uzupełnione o te dane szablony pozwalają na osadzanie tabel, list numerowanych czy elementów graficznych (logotypy, obrazy podpisów itp.). Dodatkowo – oprócz samego pisma będącego zazwyczaj załącznikiem do poczty elektronicznej – tworzymy treść samego maila z możliwością osadzania w nim danych identyfikujących konkretną sprawę (instancję) dokumentu.
Automatyczna klasyfikacja korespondencji
W przypadku korespondencji elektronicznej łatwiejsze jest automatyczne klasyfikowanie treści dokumentów ze względu na fakt, iż jest ona zazwyczaj (za wyjątkiem niektórych typów załączników) dostępna w postaci tekstowej. Daje to większe pole manewru dla mechanizmów identyfikacji treści mogących zakwalifikować pismo do określonej klasy dokumentów. Dodatkowo – w przypadku odpowiedzi udzielanych w tym samym wątku – możliwe jest automatyczne przydzielenie dokumentu do konkretnej sprawy. Przykładowo, jeśli w treści pisma z prośbą o przesłanie dodatkowych informacji umieszczone zostały znaczniki konkretnej sprawy – system może zawiesić jej bieg do momentu otrzymania odpowiedzi i wznowić ją automatycznie po jej otrzymaniu. Klasyfikacja może być także realizowana poprzez wykorzystanie reguł logicznych oraz statystycznych. Ich skuteczność w przypadku poczty elektronicznej jest skuteczniejsza niż w przypadku tradycyjnej korespondencji papierowej, gdyż nie wymaga wcześniejszego rozpoznania treści (OCR) i jest mniej wrażliwa na związane z tym błędy.