Jednym z kluczowych zagadnień związanych z zarządzaniem informacją jest zapanowanie nad strumieniem dokumentów papierowych i elektronicznych wpływających codziennie do firmy. Nasze rozwiązania zapewniają kompletną obsługę tego procesu i realizują m.in. następujące funkcjonalności:
KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA
Rejestracja i obrazowanie przesyłek
Niektóre firmy – jeszcze przed zarejestrowaniem i zeskanowaniem swoich dokumentów – oczekują uporządkowania procesu obsługi korespondencji już na etapie przyjmowania i wydawania przesyłek. Przez przesyłkę rozumiemy tutaj kopertę, paczkę pudło lub inne opakowanie, w którym dostarczono jedno lub więcej pism. Jest to naturalna sytuacja związana np., z obsługą reklamacji, gdzie klient dostarcza zestaw dokumentów (np. dowód zakupu, opis uszkodzenia i kartę gwarancyjną). Podobnie w przypadku korespondencji wewnętrznej między oddziałami firmy, gdzie – w jednej przesyłce – przesyłane są dokumenty różnych typów (faktury, dokumenty kadrowe, umowy) adresowane do różnych osób lub departamentów (finanse, kadry, zarząd). Nasze systemy umożliwiają śledzenie wszystkich przesyłek i pozwalają na odwzorowanie drogi, którą każdy dokument dostarczony został do firmy. Dodatkowo umożliwiamy obrazowanie (fotografowanie) przesyłek aby odzwierciedlić stan w jakim przyszła ona do firmy (uszkodzenia, data stempla pocztowego itp.). Każda zarejestrowana przesyłka może być oznakowana unikalnym kodem kreskowym, co ułatwia automatyczne powiązanie z zawartymi w niej dokumentami i późniejszą archiwizację.
Rejestracja dokumentów
Każde dostarczone pismo może zostać zarejestrowane i zeskanowane w naszym systemie. Jeśli czynność ta została poprzedzona rejestracją przesyłki, możliwe jest powiązanie zestawu dokumentów z opakowaniem, w którym zostały dostarczone. Na etapie rejestracji dokumentu (pisma) wprowadzane są informacje o odbiorcy i nadawcy (domyślnie uzupełniane na podstawie danych wprowadzanych na etapie rejestracji przesyłki), a także atrybuty (indeksy) typowe dla danej klasy dokumentu. Innym zestawem indeksów opisywane są zatem faktury, innym pisma od klienta a jeszcze innym np. dokumenty urzędowe. Każdy zarejestrowany dokument może być oznakowany etykietą z kodem kreskowym co ułatwia rozpoznawanie obrazów na etapie skanowania oraz wyszukiwanie oryginałów na etapie archiwizacji papierowej.
Skanowanie dokumentów
Dokumenty, które zostały zarejestrowane i mają być dostępne w formie elektronicznej zostają skierowane do skanowania. Nasze systemy współpracują zarówno ze skanerami osobistymi jak i przemysłowymi. Podczas skanowania nasze oprogramowanie może automatycznie korygować jakość obrazu oraz rozpoznawać kod kreskowy umieszczony na dokumencie. Dzięki temu system automatycznie łączy ze sobą obrazy z wielu kartek i tworzy elektroniczny dokument wielostronicowy (np. PDF) wiążąc go z opisem wprowadzonym na etapie rejestracji. Oprócz rozdzielania poszczególnych dokumentów nasza aplikacja automatycznie wykrywa puste strony i usuwa je z pliku ułatwiając późniejszą pracę z wersją elektroniczną. Podczas skanowania operator uzyskuje też dodatkowe informacje wspierające zarządzanie dokumentami papierowymi. Może np. wskazać numer (identyfikator) pudła czy segregatora, do którego odkładane będą oryginały. Dzięki temu system – zliczając liczbę zeskanowanych kart – poinformuje o zbliżającym się zapełnieniu pudła i umożliwi wskazanie innego opakowania archiwizacyjnego.
Obsługa sekretariatów i kancelarii pocztowych
Oprócz wskazanych wcześniej czynności nasze rozwiązania znacząco przyspieszają pracę w sekretariatach, biurach podawczych i dużych kancelariach pocztowych. Wynika to z kompletnej obsługi wszelkich kanałów dostarczania korespondencji (Poczta Polska, firmy kurierskie, przesyłki wewnętrzne, przesyłki i dokumenty dostarczane osobiście), obsługi zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO), dostępnych modułów raportowych związanych np. z wydajnością rejestracji i skanowania dokumentów, czy też automatycznego tworzenia protokołów przekazania dokumentów. Zarejestrowane i zeskanowane obrazy dokumenty mogą automatycznie trafiać do systemów zarządzania procesami biznesowymi (BPM) czy systemów obiegu dokumentów (workflow). W przypadku dokumentów oryginalnych możliwe jest automatyczne potwierdzanie przekazania wersji papierowej do archiwum lub wskazanego odbiorcy. Przekazanie takie może się odbywać na podstawie odpowiedniego protokołu w wersji papierowej, lub też zapisu w bazie danych – np. po potwierdzeniu odbioru dokumentu za pomocą karty zbliżeniowej (magnetycznej) identyfikującej pracownika.