Dostarczane przez nas systemy zarządzania dokumentami (DMS – Document Management Systems) pozwalają w pełni kontrolować cykl życia dokumentu, ewidencjonować jego kolejne wersje oraz zarządzać uprawnieniami dostępu do zawartej w nim treści.
SYSTEMY DMS
Kontrola wersji dokumentów
Umożliwiamy śledzenie wszystkich wersji dokumentów od momentu ich utworzenia (zaimportowania) do momentu archiwizacji. Uprawnieni użytkownicy mogą w każdej chwili zaproponować zmiany w dokumencie lub opatrzyć go komentarzami bądź uwagami. W zależności od wymagań zatwierdzanie nowych wersji może się odbywać po akceptacji jednej lub wielu osób. Poszczególne wersje (np. projektu umowy, regulaminu itp.) mogą być automatycznie numerowane a końcowym odbiorcom dokumentu mogą być udostępniane jedynie zatwierdzone i najbardziej aktualne wersje.
Zarządzanie uprawnieniami
Użytkownikom systemów DMS mogą być przypisywane uprawnienia uzależnione zarówno od umiejscowienia w strukturze organizacyjnej (roli), jak i od atrybutów przypisanych do dokumentów. Systemy można skonfigurować w ten sposób, aby niektórzy użytkownicy nie wiedzieli o istnieniu dokumentu (np. umowy czy faktury), inni mieli dostęp wyłącznie do opisujących go atrybutów (np. nazwa kontrahenta, data umowy itp.), a jeszcze inni mogli wyświetlać ich podgląd bądź edytować komentarze. Dostęp do atrybutów oraz podglądu dokumentu może być także uzależniony od wartości niektórych z nich, np. dostęp wyłącznie do faktur powiązanych z określonym MPK albo takich, dla których wartość faktury jest mniejsza od 10.000 złotych.
Dodatkowe funkcje
Zarządzanie wersjami i uprawnieniami do dokumentów to zazwyczaj główne potrzeby użytkowników systemów DMS. Czasami funkcjonalności te są znacznie bardziej rozbudowane i uwzględniają bardziej wyrafinowane potrzeby przypisywane systemom CMS (Content Management Systems). Systemy takie potrafią automatycznie wykonywać określone akcje związane z dokumentem lub jego wersją. Przykładem takiego działania jest zarządzanie polityką retencji (archiwizacji, utrzymania) dokumentów tj. przenoszenie ich kopii na tańsze nośniki lub niszczenie po upływie określonego czasu.