M-FILES - Intuicyjny System DMS

Systemy ECM (Enterprise Content Management) jako zintegrowane narzędzia do zarządzania przepływem informacji są już standardem w każdej firmie zmagającej się z coraz większym przyrostem danych do analizy. Odpowiednio zarządzane i współdzielone informacje stają się indykatorem wzrostu biznesowego.

M-Files - optymalny system dla mniejszych przedsiębiorstw

Systemy zarządzania informacją korporacyjną sprawiają często problemy we wdrożeniu, utrzymaniu oraz przeszkalaniu użytkowników; należą do nich skomplikowana obsługa, typowe problemy z ustalaniem praw dostępu do poszczególnych danych, duże zróżnicowanie źródeł informacji. Jako propozycję dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw prezentujemy system M-Files, stanowiący alternatywę dla dużych i wyjątkowo rozbudowanych systemów. M-Files to system obiegu dokumentów i zarządzania przepływem prac (workflow) łączący w sobie funkcjonalność droższych systemów ECM (takich jak OpenText) z korzyściami płynącymi z mniejszych cen wdrożenia i użytkowania, czy prostotą obsługi.

M-Files

Ułatwiony dostęp - dokumenty w jednym zbiorze

M-Files przechowuje dokumenty i dane w jednym scentralizowanym zbiorze nazywanym magazynem (vault), co pozwala na wyszukiwanie najpotrzebniejszych informacji za pomocą głównego kryterium – co to za dokument i czego dotyczy.

Ułatwiony dostęp - dokumenty w jednym zbiorze

Odejście od klasycznej, windowsowej struktury folderów. Wyszukiwanie odbywa się za pomocą atrybutów (metadanych) opisujących dokument, co pozwala użytkownikowi na przeszukiwanie zbiorów pod kątem dat, kontrahentów, czy projektów, których dotyczą poszukiwanie dokumenty.

Wersjonowanie dokumentów

Zawsze aktualne dane; użytkownik zawsze ma dostęp do najnowszej wersji przetwarzanego dokumentu; M-Files przechowuje też poprzednie wersje sprzed edycji.

Intuicyjny zapis

W M-Files wystarczy zapisać dokument w magazynie i nadać mu atrybuty w zależności od typu treści.

Eliminacja duplikatów

Dzięki intuicyjnemu sposobowi wyszukiwania dany dokument zapisany jest w magazynie tylko raz, a jego wyszukiwanie można przeprowadzić pod różnymi kątami.

Błyskawiczne wyszukiwanie

Wyszukiwanie konkretnych treści w M-Files można przeprowadzić po wprowadzonych metadanych (kontrahent, data wprowadzenia, nazwa projektu, czy słowa kluczowe). Dzięki lokalnemu przechowywaniu wyszukiwanie jest bardzo szybkie nawet przy powolnych łączach.

Wyszukiwanie po słowach kluczowych

Wystarczy wprowadzić odpowiednie słowo lub atrybut opisujący dokument do wbudowanej wyszukiwarki.

Wyświetlanie dokumentów powiązanych

M-Files posiada intuicyjne mechanizmy klasyfikacji wyników, co daje pewność wyświetlenia najbardziej adekwatnych wyników wyszukiwania na górze listy

Wyszukiwanie wewnątrz dokumentu

Wyszukiwanie odbywa się również w treści dokumentu, nie tylko po tytułach i przypisanych metadanych.

Brak duplikatów

Wyniki wyszukiwania pokazują najaktualniejsze dane, bez wyświetlania wprowadzających w błąd duplikatów

Jedna wersja

Edytowany w danym momencie dokument można zabezpieczyć przed jednoczesną edycją ze strony innych użytkowników – po zakończeniu edycji wystarczy przywrócić możliwość modyfikacji i udostępnić dane pozostałym pracownikom.

Ewidencja dokumentu

Szybka i intuicyjna funkcja kontrolowania zmian wprowadzanych przez użytkowników.

Śledzenie zmian

W M-Files istnieje możliwość podejrzenia wszystkich zmian dokonanych w treści w ciągu całego cyklu życia dokumentu.

Poprzednie wersje dokumentu

M-Files dostarcza możliwość przywrócenia w dowolnym momencie którejkolwiek z poprzednich wersji danego dokumentu.

Zsynchronizowana edycja

Wielu użytkowników może edytować jeden dokument w tym samym momencie; istnieje też możliwość udostępnienia dokumentu do edycji użytkownikom zewnętrznym.

Dynamiczne widoki

Widoki w M-Files to dynamiczne „foldery” organizujące wyświetlanie potrzebnych danych w dynamiczny sposób, zawężając listy potrzebnych dokumentów w sposób dopasowany do potrzeb wykonywanych prac.

Intuicyjny podgląd zgromadzonych danych

Standardowa struktura systemowych folderów zmusza użytkownika do zapamiętywania, w którym miejscu dany plik został zapisany; M-Files eliminuje ten problem pozwalając grupować dane w najwygodniejszy możliwy sposób

Powiązania dokumentów

Wszystkie dane zapisane w magazynie są ze sobą powiązane (np. można w szybki sposób wyszukać wszystkie zapisane faktury powiązane z dawnym kontrahentem, a także wszystkie inne dokumenty z nim powiązane)

Dostęp z wielu urządzeń

Mobilna aplikacja M-Files dla iOS, Android i Windows Phone pozwala uzyskać dostęp do swoich archiwów z dowolnego miejsca

Elastyczne tworzenie i modyfikacja widoków

przy użyciu standardowej struktury folderów możliwości wyświetlania tylko najpotrzebniejszych danych są ograniczone; w M-Files łatwo jest na bieżąco tworzyć nowe i modyfikować istniejące widoki przy użyciu ustalania warunków (np. faktury pochodzące z okresu określonego kwartału danego roku)

Przyjazny interfejs

Interfejs M-Files integruje się z eksploratorem Windows – pojawia się jako wirtualny dysk (domyślnie M:/), a importowanie plików do systemu może odbywać się za pomocą polecenia „Importuj” lub po prostu narzędzia drag&drop.

Ergonomia pracy

M-Files to przyjazny i prosty w obsłudze system, który nie wymaga ciągłego zaglądania do instrukcji użytkownika; jest intuicyjny i zintegrowany także z popularnymi programami biurowymi, co pozwala na wybór najwygodniejszego dla danego użytkownika sposobu zapisu dokumentów w magazynie.

Integracja z popularnym oprogramowaniem

M-Files występuje w formie dodatkowego dysku w systemie, więc zapisywanie w nim plików wygląda tak samo, jak zapis w standardowej strukturze folderów.

Łatwość obsługi

wdrożenie nowego systemu i przeszkolenie użytkowników często bywa czasochłonnym i frustrującym procesem; M-Files przez swoją strukturę i sposób obsługi jest wyjątkowo szybko adaptowalnym systemem.

Zintegrowany interfejs

M-Files wygląda zawsze tak samo, niezależnie od tego, czy użytkownik pracuje w systemie Windows, MacOS, czy też interfejsie web’owym.

Integracje z popularnymi programami

M-Files jest ściśle połączony z programami MS Office, bazami danych Access etc. dzięki dodaniu dodatkowych zakładek pozwalającym szybko zapisać plik bezpośrednio do magazynu dokumentów.

Zapis z dowolnego programu

Dzięki pojawianiu się dodatkowego rozszerzenia eksploratora Windows w postaci wirtualnego dysku M-Files zachowuje się jak standardowa lokalizacja do zapisu pliku.

'Smart foldery' w MS Outlook

M-Files potrafi precyzyjnie rozpoznać pochodzenie danych, co w przypadku załączników poczty elektronicznej eliminuje konieczność żmudnego, manualnego zapisywania.

Pasek zadań M-Files

Doinstalowywana do oprogramowania MS Office „wstęga” pozwala na dostęp do najistotniejszych funkcji M-Files bezpośrednio z używanych programów biurowych.szybko adaptowalnym systemem.

Szybki podgląd

umożliwia bezpośredni podgląd treści dokumentu bezpośrednio z interfejsu M-Files; odczytywane są pliki w formatach Word’a, Excel’a, PowerPoint’a, czy też pliki PDF.

Udostępnianie danych

Udostępnianie dokumentów za pomocą M-Files jest dziecinnie proste – system umożliwia wzajemne przekazywanie potrzebnych danych pomiędzy użytkownikami wewnątrz firmy, jak również osobom spoza organizacji.

Odejście od wysyłania załączników

M-Files przy użyciu funkcjonalności przesyłania plików pozwala wysyłać link bezpośrednio do lokalizacji potrzebnego pliku w magazynie.

Automatyczne uprawnienia dostępu

M-Files wykorzystuje mechanizmy związane z przyznawaniem uprawnień dzięki użyciu informacji opartych na metadanych czy też rolach użytkowników w systemie.

Szablony dokumentów

M-Files pozwala na wyeliminowanie problemu ponownego tworzenia dokumentów dzięki zastosowaniu gotowych szablonów – twórz błyskawicznie szablony, które można błyskawicznie wypełnić potrzebnymi informacjami.

Koniec z ponownym tworzeniem dokumentów o podobnej treści i strukturze

Problem ten występuje w przypadku 70% dokumentów i plików. M-Files organizuje i strukturyzuje dane, co daje pewność, który plik należy wypełnić informacjami.

'Smart foldery' w MS Outlook

M-Files potrafi precyzyjnie rozpoznać pochodzenie danych, co w przypadku załączników poczty elektronicznej eliminuje konieczność żmudnego, manualnego zapisywania.

Eliminacja błędów

Ponowne tworzenie każdego dokumentu może spowodować problemy ze zgodnością, gdyż każda umowa, porozumienie lub dokument prawny prezentują się inaczej. M-Files ułatwia wspomniane wprowadzanie danych dzięki intuicyjnemu systemowi wprowadzania danych i automatycznego uzupełniania pól.

Tworzenie szablonów dla rozmaitych programów

Szablony dostępne są m.in. dla plików otwieranych w Word, Excel’u czy PowerPoint.

Automatyczne definiowanie uprawień

Dostęp i uprawnienia definiowane są na podstawie zgromadzonych metadanych – rewolucyjne rozwiązania pozwalające na niezwykle elastyczne definiowanie uprawnień dla użytkowników końcowych.

Ustalanie dostępu

Uprawnienia definiowane na podstawie tego, czym jest dany dokument zamiast tego, gdzie jest przechowywany.

Zabezpieczanie treści przy udostępnianiu

Uprawnienia dostępu są ustalane dynamicznie i automatycznie dla poszczególnych użytkowników, co znacząco zwiększa bezpieczeństwo danych udostępnionych poszczególnym użytkownikom końcowym.

Skupienie na najistotniejszych treściach

M-Files eliminuje nakłady czasowe potrzebne do ręcznego ustalania uprawnień dla poszczególnych użytkowników. Oznacza to mniejszą konieczność angażowania działów IT i intuicyjne przyznawanie uprawnień do korzystania z poszczególnych danych właśnie dla najbardziej powiązanych z danymi projektami pracowników.

Elastyczność w organizacji

W przypadku zmian kadrowych istnieją elastyczne i uproszczone mechanizmy przenoszenia uprawnień dostępu dla nowych pracowników.

Współtworzenie i współautorstwo

M-Files daje użytkownikom możliwość jednoczesnej edycji treści dokumentów zapisanych w systemie. Daje to możliwość tworzenia i przesyłania linków autoryzacyjnych, a w dalszej kolejności pracy grupowej i bezproblemowej edycji.

Bezpieczne współdzielenie i współpraca między użytkownikami

Współdzielenie pliku do edycji odbywa się za pomocą jednego kliknięcia; przy jednoczesnej edycji dokumentu przez kilku użytkowników istnieje możliwość błyskawicznego podejrzenia postępu prac i danych wprowadzanych przez każdą z osób.

Współpraca bez powielania treści

Nie ma potrzeby tworzenia wielu kopii tego samego dokumentu, gdyż uproszczona jest jednoczesna edycja tego samego pliku przez kilku użytkowników.

Współdzielenie z zewnętrznymi podmiotami

M-Files posiada mechanizm integracji z MS OneDrive, co pozwala na bezpieczne dzielenie danych z osobami trzecimi bez udostępniania im magazynu dokumentów.

Współpraca przy użyciu urządzeń mobilnych

Istnieje możliwość współpracy nad danym plikiem np. na iPadzie; istnieje opcja integracji z MS Office Online, co pozwala na wprowadzanie zmian, pracując na tablecie lub smartfonie.

Praca w trybie offline

Podczas pracy z dokumentami niezbędny jest dostęp do istotnych danych, bez względu na miejsce, w którym aktualnie znajduje się użytkownik. Możliwość pracy w trybie offline pozwala na przeglądanie, edycję i zapis dokumentów nawet bez aktualnego podłączenia do sieci/wi-fi.

Brak konieczności przekopiowywania plików

Eliminacja błędów synchronizacji

Mozolna synchronizacja każdego folderu sieciowego dla dostępu w trybie offline to powolny i podatny na błędy proces. M-Files pozwala na dopasowanie dostępu do treści, bazując na typie danych, nie zaś na miejscu ich przechowywania.

Tylko najpotrzebniejsze dane

nie każda zawartość systemu jest niezbędna w trybie offline; użytkownik jest w stanie w dynamiczny sposób wyznaczać dane potrzebne w tym trybie (np. wszystkie dokumenty powiązane z konkretnym projektem lub kontrahentem), a M-Files dostarcza pewności, że dane treści będą osiągalne.

Tryb offline na urządzeniach mobilnych

Aplikacja mobilna M-Files także pozwala na pracę w tym trybie; synchronizacja konkretnych danych w trybie offline zapewnia automatyczne zapisanie zmienionych plików w magazynie natychmiast po ponownym połączeniu się z siecią wi-fi.

Skanowanie, przechwytywanie i rozpoznawanie (OCR) treści

Dodatki M-Files OCR i M-Files Capture pozwalają na szybkie i intuicyjne przetwarzanie dokumentów papierowych i zapisywanie ich w systemie.

Szybkie skanowanie

Skanowanie do 10 000 stron dziennie na danej stacji roboczej; kompatybilność ze sterownikami TWAIN i urządzeniami MFP oraz możliwość synchronizacji z folderami sieciowymi.

Przechwytywanie danych i indeksowanie dokumentów

Ekstrakcja danych z zeskanowanych dokumentów może przebiegać na podstawie systemu OCR, odczytywania kodów kreskowych, czy systemów ICR (inteligent character recognition), a następnie wykorzystania reguł walidacji dla sprawdzenia poprawności danych.

Klasyfikacja dokumentów

Moduły dodatkowe w M-Files pozwalają na automatyczną klasyfikację zeskanowanych dokumentów na podstawie ich wyglądu; istnieje także możliwość zautomatyzowania skanowania przemysłowego i dzielenia kart na poszczególne dokumenty wielostronicowe.

Eksport danych

M-Files daje możliwość eksportu zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do chmury lub stacjonarnej instalacji wraz z metadanymi, a także synchronizacji z innymi funkcjami, takimi jak automatyczne definiowanie uprawnień, wysyłania powiadomień czy tworzenia przepływów prac w celu dalszego usprawniania i automatyzowania pracy z dokumentami.

Adnotacje

Mechanizm dodawania własnych adnotacji czy podkreśleń pozwala każdemu użytkownikowi na dodawania własnych komentarzy do dokumentów bez modyfikowania oryginalnych plików.

Wszystkie opinie/komentarze w jednym miejscu

Możliwość podejrzenia adnotacji poszczególnych użytkowników z osobna, lub wyświetlenia wszystkim razem.

Drukowanie dokumentów wraz z adnotacjami

M-Files wspiera także drukowanie oryginalnych dokumentów wraz z naniesionymi na podgląd własnymi komentarzami użytkowników.

Wsparcie dla większości popularnych formatów plików

Adnotacje i podkreślenia widoczne są dla plików PDF, dokumentach MS Word, arkuszach Excela, prezentacjach PowerPoint czy wykresach Visio.

Podgląd starych komentarzy

M-Files pozwala na wyświetlanie adnotacji pochodzących z poszczególnych okresów prac nad danym dokumentem, co pomaga w podejrzeniu pełnej historii edycji.

Zarządzanie jakością i zgodnością

Zapewnianie jakości i zgodności z normami może być niezwykle czasochłonnym procesem; M-Files pozwala na doglądanie przestrzegania norm w intuicyjny sposób.

Rozpowszechnianie polityk jakości

w magazynie M-Files istnieje tylko jedna wersja dla każdego dokumentu, co pozwala na bieżące uaktualnianie wszelkich potrzebnych informacji

Śledzenie krytycznych i najważniejszych zadań

Dzięki wbudowanym mechanizmom śledzenia M-Files pozwala na bieżąco sprawdzać, czy przestrzegane są wdrożone procedury.

Automatyzacja procesów jakościowych

M-Files pozwala wyeliminować konieczność ręcznego wprowadzania zmian do procesów jakościowych dzięki zautomatyzowaniu procesów zarządzania jakością, czynności CAPA (corrective and preventive action), czy szkoleń.

Redukcja ryzyka regulacyjnego

Problemy z przestrzeganiem standardów i regulacji jakościowych może być kosztowne i ryzykowne; M-Files dzięki mechanizmom wspomagania zarządzania jakością pozwala uniknąć problemów podczas audytów jakościowych i pomóc firmie w przestrzeganiu norm począwszy od ISO 9001 do FDA 21 CFR pt 11.