Nasze rozwiązania pozwalają w pełni śledzić wszystkie operacje na dokumentach i przesyłkach dostarczonych i odebranych z Kancelarii. System skanowania i rejestracji dokumentów (SiR) przeznaczony jest do obsługi kancelarii pocztowych w organizacjach zarządzających znacznymi ilościami przesyłek i dokumentów.
DSA SiR - SKANOWANIE I REJESTRACJA
Najważniejsze funkcjonalności związane z obsługą dokumentacji:
-
wielopoziomowa rejestracja przesyłek (przesyłki i podprzesyłki)
-
fotografowanie przesyłek
-
rejestracja dokumentów
-
drukowanie kodów kreskowych identyfikujących przesyłki i dokumenty
-
kontrola skanowania z wykorzystaniem skanerów przemysłowych
-
obróbka zeskanowanego obrazu
-
separacja dokumentów wielostronicowych
-
nadzór nad liczbą zeskanowanych dokumentów uwzględniający rozmiar pudeł archiwizacyjnych
-
generowanie raportów i zestawień pocztowych
Rejestracja dokumentów w SiR
W zależności od konfiguracji i zastosowanych modułów oprogramowanie może obsługiwać dokumenty przychodzące, wychodzące oraz zarządzać procesem wypożyczania dokumentów wewnątrz organizacji. Przesyłki i podprzesyłki mogą być ponadto organizowane w drzewiastej strukturze (karton -> koperta z dokumentami -> pojedynczy dokument w ramach struktury). Wszystkie rejestrowane obiekty mogą być też znakowane nalepką z kodem kreskowym.
W niektórych przypadkach konieczne jest zobrazowanie przesyłki umożliwiające udokumentowanie fizycznego jej stanu (np. rozerwanie koperty) lub istotnych informacji umieszczonych na przesyłce (np. data stempla pocztowego). System pozwala na obrazowanie przesyłek płaskich lub wielkogabarytowych poprzez fotografowanie (zintegrowane aparaty cyfrowe lub kamery internetowe) i zapamiętywanie obrazu przesyłki.
System umożliwia powiązanie przesyłki z zestawem atrybutów, takich jak data otrzymania, typ (klasa) pisma, status dokumentu (oryginał, kopia) czy rekomendowanego sposobu obsługi. Oprócz wszystkich atrybutów wprowadzanych na etapie rejestrowania – system pozwala na wydrukowanie etykiety z unikalnym kodem kreskowym. Dzięki rejestracji i oznakowaniu dokumentu taką etykietą uzyskuje się następujące korzyści:
-
kod kreskowy jednoznacznie identyfikuje dokument i wiąże go logicznie z przesyłką, w ramach której został dostarczony
-
kod kreskowy pozwala na automatyczną separację dokumentów wielostronicowych skanowanych w trybie wsadowym na skanerze przemysłowym
-
ułatwia fizyczne wyszukanie i przygotowanie protokołów wydania / wypożyczenia czy brakowania dokumentu
Skanowanie dokumentów
System umożliwia wsadowe skanowanie dokumentów, tj. wykorzystanie automatycznych podajników (ADF) dokumentów przyspieszających proces digitalizacji. Funkcje pełnione przez moduł skanowania:
-
automatyczna separacja dokumentów wielostronicowych na podstawie kodów kreskowych lub przekładek z separatorami (kod kreskowy lub patchcode)
-
automatyczny odczyt identyfikatora dokumentu zapisanego w kodzie kreskowym z jednoczesną eliminacją „obcych” kodów umieszczonych na dokumencie
-
automatyczna detekcja pustych stron i usuwanie ich z obrazu zapisanego dokumentu
-
operacje na obrazie (np. obracanie) oraz poprawa jakości (np. elektroniczne prostowanie, podnoszenie kontrastu itp.)
Opcjonalne rozpoznawanie treści (OCR)
Na podstawie odczytu treści dokumentu (OCR) i / lub parametrów wprowadzonych na etapie rejestrowania – system może wykonać reguły walidujące odczytane dane (np. poprawność numeru NIP), albo też uruchomić reguły sterujące przepływem dokumentu (przekazanie do określonego adresata, przekazanie do odpowiedniego procesu biznesowego, zapisanie w archiwum itp.).
Architektura i założenia
SiR zaprojektowany został jako wielostanowiskowe, wielomodułowe (pracujące w architekturze Klient-Server) narzędzie, zapewniające wsparcie procesu obsługi przetwarzania dokumentów w Kancelarii. Mechanizmy przetwarzania korespondencji przychodzącej, oferowane przez System, zapewniają normalizację dokumentów dostarczanych do Kancelarii niezależnie od źródła ich pochodzenia oraz kanału dostarczenia. Z kolei mechanizm przetwarzania korespondencji wychodzącej normalizuje dokumenty wysyłane przez Kancelarię, a dzięki wykorzystaniu technologii kodów kreskowych upraszcza i optymalizuje proces obsługi ich zwrotów oraz potwierdzeń ich doręczenia. W efekcie na wyjściu Systemu otrzymujemy uporządkowane, przetworzone do postaci elektronicznej dane, zgromadzone w jednorodnym repozytorium, stanowiącym podstawę budowy systemów merytorycznych wspierających realizację procesów obsługi spraw prowadzonych w ramach działalności operacyjnej.