W praktyce biznesowej istnieje często potrzeba utworzenia zestawu dokumentów korzystających z tych samych danych. Na podstawie przygotowanych wcześniej szablonów (wzorców) możemy wygenerować pojedynczy plik lub zestaw plików z dokumentami gotowymi do wydruku lub bezpośredniej wysyłki pocztą elektroniczną.
GENEROWANIE DOKUMENTÓW
Uzupełnianie treści dokumentu
Wybrany przez użytkownika szablon może być automatycznie wypełniony przez system lub – w przypadku pól wymagających uzupełnienia ręcznego – przez użytkownika. Przykładowo pismo z prośbą o dostarczenie korekty faktury może zawierać wszelkie dane kontrahenta, numer faktury wymagającej korekty itp. Jednocześnie powód korekty lub dodatkowy komentarz może być dodany przez użytkownika na etapie tworzenia dokumentu.
Dynamiczne formatowanie treści
Podczas tworzenia dokumentu zachowane jest formatowanie dokumentu ustalone na etapie przygotowania szablonu. Dodatkowo nasze systemy pozwalają na dynamiczne tworzenie list numerowanych, zestawień bądź tabel. Odpowiednie fragmenty tekstu (sekcje) mogą być pomijane a we wskazanych miejscach mogą być osadzone rozmaite elementy graficzne (logotypy, zdjęcia, schematy). Dodatkowo – np. na podstawie danych użytkownika – w miejscach przeznaczonych na podpis mogą być wstawione faksymile (skany) odpowiednich osób. Oprócz danych i elementów graficznych na dokumencie może być osadzony kod kreskowy (jedno- lub dwuwymiarowy, np. QR Code) jednoznacznie identyfikujący pismo.
Różne formaty plików
Utworzony automatycznie dokument może być wygenerowany w postaci pliku PDF (najczęściej) lub pliku edytowalnego (HTML, DOC), co uzależnione jest głównie od planowanego kanału dostarczenia i prawnych regulacji związanych z wymogiem fizycznego podpisu. W przypadku dokumentów przeznaczonych do wydruku, mogą być one przesłane bezpośrednio do kolejki wydruku lub zewnętrznego dostawcy usług drukowania i kopertowania. W przypadku dokumentów przeznaczonych do wysyłki kanałami elektronicznymi – oprócz samego dokumentu (traktowanego jak załącznik poczty elektronicznej), może zostać dynamicznie wygenerowana treść maila wysyłanego bezpośrednio do klienta.