Good Contents Are Everywhere, But Here, We Deliver The Best of The Best.Please Hold on!
Data is Loading...
New York +1555225314

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA

Korespondencja wychodząca przysparza zazwyczaj mniej kłopotów niż korespondencja wychodząca, ponieważ dotyczy dokumentów najczęściej wytworzonych w obrębie danej organizacji. Niemniej jednak nasze systemy obsługują także ten proces realizując następujące funkcje:

Automatyczna rejestracja korespondencji wychodzącej

Dokumenty utworzone wewnątrz firmy (np. wygenerowane automatycznie przez system BPM czy workflow) mogą być automatycznie rejestrowane i przesyłane do wydruku, kopertowania lub wysyłki. Jeśli ma się ona odbywać w formie papierowej – system może weryfikować i oddzielać pisma wymagające odręcznego podpisu od tych, dla których wystarczy standardowy (niepodpisany) wydruk. W tym drugim przypadku możliwe jest wykorzystanie mechanizmów automatycznego tworzenia dokumentów w oparciu o predefiniowane szablony i tworzenie plików (np. PDF) gotowych do wydruku bezpośrednio w sekretariacie lub kancelarii pocztowej.

Skanowanie podpisanych dokumentów

Jeśli pismo wymaga odręcznego podpisu – przed wysyłką monitorujemy taki przypadek i o konieczności podpisania oryginału informujemy odpowiednie osoby. Po podpisaniu dokumentu i potwierdzeniu tego faktu w systemie możemy przekazać oryginał bezpośrednio do skanowania, aby zachować obraz pisma w dokładnie takim stanie, w jakim zostanie on wysłany do klienta. Korzystając z mechanizmów automatycznego odczytu stref dokumentu i identyfikacji umieszczonych na nim danych możemy automatycznie powiązać obraz ze skanera z zestawem powiązanych danych (atrybutów). W niektórych przypadkach dodatkowo weryfikujemy, czy w określonym obszarze dokumentu znalazł się podpis – zmniejszając w ten sposób ryzyko błędów (np. prawidłowość zawarcia umowy poprzez złożenie podpisu w wymaganej liczbie miejsc, parafowanie wszystkich stron itp).

Raporty i protokoły

Podobnie jak w przypadku korespondencji przychodzącej wspieramy kompletny proces obsługi sekretariatów czy kancelarii pocztowych. Dla przesyłek zwykłych i poleconych możemy przygotowywać kompletne zestawienia dla poczty, uwzględniające np. ilość i ciężar wszystkich przesyłek. Pozwala to nie tylko na szczegółowe monitorowanie każdej przesyłki, ale także na kontrole kosztów i innych rozliczeń z dostarczycielem korespondencji. Oprócz raportów związanych bezpośrednio z procesem obsługi korespondencji – możemy dostarczać danych o wydajności i osobach odpowiedzialnych za przygotowanie oraz wysłanie przesyłki.