Good Contents Are Everywhere, But Here, We Deliver The Best of The Best.Please Hold on!
Data is Loading...

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA

Korespondencja wychodząca przysparza zazwyczaj mniej kłopotów niż korespondencja wychodząca, ponieważ dotyczy dokumentów najczęściej wytworzonych w obrębie danej organizacji. Niemniej jednak nasze systemy obsługują także ten proces realizując następujące funkcje:

Automatyczna rejestracja korespondencji wychodzącej

Dokumenty utworzone wewnątrz firmy (np. wygenerowane automatycznie przez system BPM czy workflow) mogą być automatycznie rejestrowane i przesyłane do wydruku, kopertowania lub wysyłki. Jeśli ma się ona odbywać w formie papierowej – system może weryfikować i oddzielać pisma wymagające odręcznego podpisu od tych, dla których wystarczy standardowy (niepodpisany) wydruk. W tym drugim przypadku możliwe jest wykorzystanie mechanizmów automatycznego tworzenia dokumentów w oparciu o predefiniowane szablony i tworzenie plików (np. PDF) gotowych do wydruku bezpośrednio w sekretariacie lub kancelarii pocztowej.

Skanowanie podpisanych dokumentów

Jeśli pismo wymaga odręcznego podpisu – przed wysyłką monitorujemy taki przypadek i o konieczności podpisania oryginału informujemy odpowiednie osoby. Po podpisaniu dokumentu i potwierdzeniu tego faktu w systemie możemy przekazać oryginał bezpośrednio do skanowania, aby zachować obraz pisma w dokładnie takim stanie, w jakim zostanie on wysłany do klienta. Korzystając z mechanizmów automatycznego odczytu stref dokumentu i identyfikacji umieszczonych na nim danych możemy automatycznie powiązać obraz ze skanera z zestawem powiązanych danych (atrybutów). W niektórych przypadkach dodatkowo weryfikujemy, czy w określonym obszarze dokumentu znalazł się podpis – zmniejszając w ten sposób ryzyko błędów (np. prawidłowość zawarcia umowy poprzez złożenie podpisu w wymaganej liczbie miejsc, parafowanie wszystkich stron itp).

Raporty i protokoły

Podobnie jak w przypadku korespondencji przychodzącej wspieramy kompletny proces obsługi sekretariatów czy kancelarii pocztowych. Dla przesyłek zwykłych i poleconych możemy przygotowywać kompletne zestawienia dla poczty, uwzględniające np. ilość i ciężar wszystkich przesyłek. Pozwala to nie tylko na szczegółowe monitorowanie każdej przesyłki, ale także na kontrole kosztów i innych rozliczeń z dostarczycielem korespondencji. Oprócz raportów związanych bezpośrednio z procesem obsługi korespondencji – możemy dostarczać danych o wydajności i osobach odpowiedzialnych za przygotowanie oraz wysłanie przesyłki.